Produkti un pakalpojumi /

DocFlow Creatio

Dokumentu aprites automatizēšana pat lielā organizācijā, kurā ik dienu tiek apstrādāti tūkstošiem dokumentu

DocFlow Creatio ļauj kompleksi pārvaldīt uzņēmuma dokumentu izveides, reģistrācijas, recenzēšanas, saskaņošanas, izpildes un arhivēšanas procesus.

Dokumentu digitalizācija
Reģistrējiet elektroniskos dokumentus, balstoties uz ienākošajām e-pasta vēstulēm. Konvertējiet ienākošos un izveidotos papīra dokumentus elektroniskajā formātā, lietojot pakešapstrādes skenēšanu un automātiski pievienojot skenēto materiālu dokumenta kartiņai. Paturiet fiziskai glabāšanai tikai nepieciešamos dokumentu oriģinālus. Minimizējiet fizisko dokumentu pārvietošanu un uzglabāšanu un ar to saistītos riskus.
Dokumentu pārvaldība
Reģistrējiet ienākošo un izejošo korespondenci ar automātisko paziņojumu nepieciešamajām personām. Pārbaudiet un lietojiet elektronisko parakstu. Veiciet dokumentu saskaņošanu un apstiprināšanu elektroniski. Pārvaldiet jūsu radīto dokumentu versijas. Izmantojiet elastīgo piekļuves tiesību uzstādījumu sistēmu. Iegūstiet dokumenta izmantošanas kontroles mehānismu (lasīšana, rediģēšana, kopēšana, drukāšana). Pārvaldiet elektroniskā dokumenta dzīves ciklu no tā radīšanas līdz tā automātiskai dzēšanai.
Bibliotēku pārvaldība
Veidojiet līdzīga tipa elektronisko dokumentu bibliotēkas ērtākai to pārvaldībai (piemēram, līgumu bibliotēkas utt.). Ļaujiet lietotājiem tiem piešķirto piekļuves tiesību ietvaros veidot no atlasītajiem dokumentiem savas virtuālās bibliotēkas, izvairoties no dokumentu failu dublēšanas.
Elektronisko lietu reģistrs
Veidojiet elektronisko dokumentu grupas, kuras vieno kopīga tēma vai biznesa process (elektroniskā lieta). Veidojiet saiknes ar citiem sistēmas objektiem (persona, partneris, klients, darbinieks, struktūrvienība utt.), kā arī saikni ar papīra lietu reģistru arhīvā. Pārvaldiet elektroniskās lietas dzīves ciklu no tās radīšanas brīža līdz tās automātiskajai dzēšanai pēc noteiktā glabāšanas termiņa beigām.
Papīra lietu arhīva pārvaldība
Reģistrējiet arhīva dokumentus un lietas. Izmantojiet saikni ar elektronisko dokumentu un elektronisko lietu, fizisko dokumentu izsniegšanas un pieņemšanas žurnālu. Kontrolējiet dokumentu atrašanos “ceļā”. Pārvaldiet fizisko dokumentu uzglabāšanas dzīves ciklu, saņemiet elektronisku uzdevumu un lietu un saistīto fizisko dokumentu sarakstu izņemšanai un iznīcināšanai saskaņā ar noteikto glabāšanas kārtību. Iegūstiet pilnu kontroli pār atbilstību GDPR regulas prasībām.
Automatizēts dokumentu saskaņošanas process
Iestatiet paralēlo vai secīgo saskaņošanas procesu, kā arī atbilstošus nosacījumus dokumentu saskaņojumam vairākos posmos. DocFlow sistēma automātiski informēs visus saskaņošanas procesā iesaistītos darbiniekus par saskaņojuma termiņiem un statusu, kā arī nosūtīs ziņu atbildīgajai personai, kad saskaņojuma process būs pabeigts.
Uzdevumu izpildes kontrole
Pārskatāma darbiniekiem uzdoto uzdevumu izpildes kontrole – nosakiet termiņus, atbildīgās personas un sagaidāmo rezultātu. Sistēma automātiski nosūtīs atgādinošus e-pastus izpildītājam un vadītājam par uzdevumu izpildes termiņu tuvošanos.
Savstarpēja moduļu integrācija
Pārlūkojiet iekšējos lēmumus un ar tiem saistītos koleģiālo institūciju normatīvos dokumentus vienuviet. DocFlow ļauj iestatīt attiecības starp dokumentiem un ātri pāriet no viena dokumenta uz otru, izmantojot aktīvas saites.
Dokumentu rediģēšana
Pievienojiet jaunus MS Word dokumentus, kā arī rediģējiet esošos, neizejot no sistēmas. Saglabājiet veikto izmaiņu vēsturi un iepriekšējo dokumenta versiju arhīvu.
Dokumentu meklēšana
Atrodiet jebkuru sistēmā saglabāto dokumentu, meklējot pēc tā parametriem vai atslēgvārda, kas izmantots dokumenta nosaukumā vai saturā (MS Word, PDF faili).